Das gegenwärtige Hauptamt bündelt eine große Vielfalt an Kompetenzen und Aufgaben. Die kontinuierliche Anpassung an Veränderungen in der Arbeitswelt der Stadtverwaltung Leipzig erfordert eine Neustrukturierung und Neufokussierung. Sie soll mutig fortgeführt werden und in einem „Amt für Digitalisierung und Organisation“ münden. Die Arbeitsmethoden und Funktionen im Amt sollen so optimiert und aufeinander abgestimmt werden, dass die Digitalisierung und Modernisierung der Stadtverwaltung Leipzig aus dem Amt heraus einen noch größeren Schub erhält und sich das Amt zur zentralen Anlaufstelle für professionelle Unterstützung der Digitalisierung, Neuorganisation und Umsetzung moderner Arbeitsprozesse etabliert. Dafür suchen wir eine kompetente und verbindliche Unterstützung für die Amtsleitung für die ge-samte Büroorganisation.

Das bieten wir

• eine unbefristete, nach der Entgeltgruppe 7 TVöD bewertete Stelle in Vollzeit, zuzüglich einer Zulage in Höhe von 200 Euro
• einen Arbeitsplatz im Herzen einer von hoher Lebensqualität, sozialer und kultureller Vielfalt geprägten Stadt mit mehr als 600.000 Einwohnerinnen und Einwohnern
• flexible Arbeitszeitmodelle
• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr
• vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten
• zusätzlich drei Tage Bildungsförderung im Kalenderjahr
• eine Jahressonderzahlung und eine zusätzliche betriebliche Altersversorgung
• ein bezuschusstes Job-Ticket der Leipziger Verkehrsbetriebe

Das erwartet Sie

• Sie sind die Schnittstelle für die verschiedenen Bereiche des Amtes sowie für externe Ansprechpartner/-innen und unterstützen an entscheidender Stelle die Prozesse und den Infor-mationsfluss innerhalb des Amtes, um optimalen Service nach innen und außen zu gewährleisten.
• Bündelung von Informationen, Workflowbearbeitung sowie digitale Aktenführung und sicherstellen, dass digitale Standards im eigenen Verantwortungsbereich eingehalten werden
• Aufbereitung von digitalen Unterlagen, Informationen und Dokumenten für Vorgesetzte und Mitarbeiter/-innen
• organisatorische Vor- und Nachbereitung für Besprechungen und Konferenzen
• organisatorische Raumplanung, Organisation zur Ausstattung von Arbeitsplätzen und Verwaltung von Beratungsräumen
• Betreuung des digitalen Posteingangs und -ausgangs des Amtsleitungsbereichs
• Terminplanung, -koordination und -überwachung
• bearbeiten, aufnehmen, weiterleiten von Anliegen der Mitarbeiter/-innen (unter anderem auch An- und Abwesenheiten wie Krankmeldungen, Urlaub und so weiter)
• Vorbereitung von Dienstreisen und Abrechnung der Reisekosten in Zusammenarbeit mit der zentralen Reisestelle
• Beschaffung von Büromaterial und weiterer Ausstattung für die Arbeitsfähigkeit des Amtsleiterbereichs

Das bringen Sie mit

• abgeschlossene, mindestens dreijährige Berufsausbildung (Ausbildung oder Studium), bevorzugt im kaufmännischen oder verwaltungswissenschaftlichen Bereich
• Berufserfahrung in der eigenverantwortlichen Führung und Organisation eines Sekretariates, als Assistenz der Geschäftsführung oder in vergleichbarer Position
• teamorientiertes Organisationstalent mit schneller Auffassungsaufgabe
• sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
• Fähigkeiten zum selbstständigen, strukturierten und ergebnisorientierten Arbeiten inklusive Fähigkeit zu Priorisieren
• anwendungsbereite, sehr gute IT-Kenntnisse und Interesse die Digitalisierung im eigenen Anwendungsbereich weiterzuentwickeln
• ausprägte Serviceorientierung, freundliches und sicheres Auftreten sowie Einfühlungs-vermögen und Verhandlungsgeschick

Hinweise

Wir wertschätzen Vielfalt und möchten, dass sich die Stadtgesellschaft auch in unserer Belegschaft widerspiegelt. Wir begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/ Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte und ihnen Gleichgestellte haben die gleichen Chancen wie Bewerberinnen und Bewerber ohne Behinderung.

Ihre Bewerbung

Bitte lesen Sie vor einer Bewerbung unsere Hinweise zum Stellenbesetzungsverfahren.

Bitte beachten Sie, dass wir unsere Stellen nur nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung besetzen dürfen. Wir können Sie daher im weiteren Verfahren nur dann berücksichtigen, wenn Sie uns Nachweise hierüber vorlegen.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit:

• Bewerbungsschreiben
• tabellarischem Lebenslauf
• Nachweis über die erforderliche berufliche Qualifikation
• Kopien von qualifizierten Dienst-/ Arbeitszeugnissen/ Beurteilungen/ Referenzschreiben

Bitte geben Sie bei Ihrer Bewerbung die Stellenausschreibungsnummer 10 02/23 06 an und nutzen Sie dafür das Online-Bewerber-Portal.

Fragen zu den Arbeitsinhalten beantwortet Ihnen gern Frau Anja Soisson, amtierende Amtsleiterin, unter der Telefonnummer 0341 123-2220. Für Fragen zum Auswahlverfahren und zu den allgemeinen Rahmenbedingungen steht Ihnen Frau Nicole Köhler, Recruiterin, unter der Telefonnummer 0341 123-7846, zur Verfügung.

Ausschreibungsschluss ist der 13. März 2023.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!