Das Dezernat Allgemeine Verwaltung verantwortet zentrale Personal-, Organisations- und Digitalisierungsprozesse der Stadtverwaltung Leipzig, um die Verwaltung sowie deren interne Prozesse stets bürgerfreundlicher, effizienter und moderner auszurichten. Zum Dezernat für Allgemeine Verwaltung gehören das Amt für Digitalisierung und Organisation, das Personalamt, das Amt für Statistik und Wahlen, das Rechtsamt, der Bürgerservice und das Referat Verwaltungsunterbringung.

Als Zweite/-r Sekretär/-in repräsentieren Sie gemeinsam mit der Ersten Sekretärin das Dezernatsbüro. Sie sind Anlaufstelle für viele Führungskräfte und Mitarbeiter/-innen der Stadtverwaltung sowie externe Partnerinnen und Partner. Die vertrauensvolle Zusammenarbeit innerhalb des Dezernatsbüros erfolgt eng abgestimmt mit dem Bürgermeister sowie den Referent/-innen. 

Das bieten wir

• eine unbefristete, nach der Entgeltgruppe 7 TVöD bewertete Stelle zuzüglich einer funktionsgebundenen Zulage in Höhe von 200,00 Euro
• einen Arbeitsplatz im Herzen einer von hoher Lebensqualität, sozialer und kultureller Vielfalt geprägten Stadt mit mehr als 620.000 Einwohnerinnen und Einwohnern
• flexible Arbeitszeitmodelle
• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr
• vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten
• zusätzlich drei Tage Bildungsförderung im Kalenderjahr
• eine Jahressonderzahlung und eine zusätzliche betriebliche Altersversorgung
• ein bezuschusstes Job-Ticket der Leipziger Verkehrsbetriebe

Das erwartet Sie

• Bearbeitung des Vorlagenmanagements im Ratsinformationssystem Allris und Koordination aller Vorlagen des Dezernates Allgemeine Verwaltung 
• Aktenführung im Sekretariat einschließlich Ablage, Wiedervorlage und Archivierung
• Terminkoordination sowie eine entsprechende Vorbereitung und Zusammenstellung von Terminunterlagen für den Beigeordneten
• Erteilung von Auskünften zur Organisationseinheit sowie Empfang und Vermittlung vorsprechender Personen
• Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs
• organisatorische Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen des/der Beigeordneten
• Ausführung von Schreibarbeiten einschließlich der Protokollführung
• Durchführung der Inventur in den Dezernatsbüros
• Vertretung der Ersten Sekretärin des Bürgermeisters 

 Das bringen Sie mit

• Abschluss als Verwaltungsfachangestellte/-r beziehungsweise Angestelltenlehrgang I, Fachangestellte/-r für Bürokommunikation, Bürokauffrau/-mann, Kauffrau/-mann für Bürokommunikation oder Kauffrau/-mann für Büromanagement 
• Berufserfahrung in der eigenverantwortlichen Führung und Organisation eines Sekretariates in der öffentlichen Verwaltung
• Teamorientiertes, loyales Organisationstalent mit schneller Auffassungsaufgabe
• hohe Flexibilität und Resilienz
• freundliches, souveränes Auftreten sowie interkulturelle Kompetenz
• exzellente Kommunikationsfähigkeit
• sehr gute schriftliche Ausdrucksfähigkeit sowie Beherrschung der deutschen Rechtschreibung und Grammatik

Hinweise

Wir wertschätzen Vielfalt und möchten, dass sich die Stadtgesellschaft auch in unserer Belegschaft widerspiegelt. Wir begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte und ihnen Gleichgestellte haben die gleichen Chancen wie Bewerberinnen und Bewerber ohne Behinderung.

Ihre Bewerbung

Bitte lesen Sie vor einer Bewerbung unsere Hinweise zum Stellenbesetzungsverfahren.

Bitte beachten Sie, dass wir unsere Stellen nur nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung besetzen dürfen. Wir können Sie daher im weiteren Verfahren nur dann berücksichtigen, wenn Sie uns Nachweise hierüber vorlegen.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit:

• Bewerbungsschreiben
• tabellarischem Lebenslauf
• Nachweis über die erforderliche berufliche Qualifikation
• Kopien von qualifizierten Dienst-/ Arbeitszeugnissen/ Beurteilungen/ Referenzschreiben

Bitte geben Sie bei Ihrer Bewerbung die Stellenausschreibungsnummer 02 01/23 02 an und nutzen Sie dafür das Online-Bewerber-Portal.

Fragen zu den Arbeitsinhalten beantwortet Ihnen gern die Referentin des Bürgermeisters, Odette Steiner, unter der Telefonnummer 0341 123-2216. Für Fragen zum Auswahlverfahren und zu den allgemeinen Rahmenbedingungen steht Ihnen die Teamleiterin für Personalgewinnung, Alexandra Fließ, unter der Telefonnummer 0341 123-2766 zur Verfügung.

Ausschreibungsschluss ist der 2. Februar 2023.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!